De Cuentas, Registros y Reportes

Esta es la primer entrega del Boletín Pro Excel and Finance, un espacio para compartir casos reales y soluciones probadas para los retos que los profesionales de la contabilidad y finanzas afrontamos en nuestro día a día.

Un agradecimiento a nuestros patrocinadores: Esta emisión del boletín Pro Excel and Finance es patrocinado por BMO Soluciones, una empresa líder en soluciones para los retos modernos que enfrentan las empresas en sus operaciones.

A nivel general el día a día del departamento de contabilidad, tesorería y finanzas se puede dividir en tres tareas principales:

1. Dar mantenimiento a los registros maestros de la compañía (Productos, Proveedores, Cuentas, Centros de Costos, Cuentas Contables, etc.), esto que se conoce como Master Data.
2. Ingresar manuales al sistema contable de la empresa y/o supervisar que los registros generados de forma automática estén realizando una afectación contable correcta, esto se conoce como Transactional Data.
3. Generar Reportes a partir de los registros ingresados en los diferentes sistemas informáticos de la empresa, esto se conoce como el proceso de negocios Records to Reports (R2R).

Master Data, Transactional Data y Records to Reports, son tres términos básicos que si no los habían escuchado antes es bueno que incorpores a tu base de datos personal de conceptos de negocios importantes para el día a día en tu labor como tesorero, contador, analista de presupuesto, o financiero, porque gran parte de tu labor día gira en torno a cualquiera de esas tres actividades:

• Crear un proveedor nuevo: Master Data.
• Crear un Centro de Costos: Marter Data.
• Registrar un pago a Proveedor: Transactional Data.
• Ingresar Producto a Almacen: Transactional Data.
• Por cierto normalmente los sistema contable requieren la creación del Articulo de precio: Master Data.
• Y cualquier reporte que se genera a partir de esos registros y transacciones es parte del ciclo de Records to Reports.

Obviamente no vamos a enfrascar la labor de un Contador General o Gerente Financiero solo en estas tres funciones, sabemos que hay muchas mas tareas que cumplir, requerimientos que atender y funciones que cubrir, pero gerencialmente hablando es imparte conocer como se conoce la labor de reportería que intrínsicamente desempeña toda área financiera, en emisión posteriores abordaremos mas sobre este tema.

Modelo de Catalogo de Cuentas Contables

Aprovecho esta oportunidad para compartir dos modelos de catálogos de cuentas, siempre es útil tener a mano tener un catalogo de cuentas a mano. Ambos esquemas de catálogos de cuentas están probados en batalla ya que son el modelo que suelo utilizar para mis proyectos de contabilidad personal y el otro es la base para las empresas del grupo que superviso actualmente.

Pueden acceder a los documentos en este siguiente link.